De nos jours, plusieurs outils informatiques sont mis à la disposition des entrepreneurs pour les aider à faire leur tenue de livres eux-mêmes. Normal, donc, que plusieurs aient tendance à se tourner vers cette solution pour couper dans les frais comptables... Même sans cet avancement technologique, il n’est pas rare d’en voir qui préfèrent laisser leur conjointe se charger des calculs dans un fichier Excel. Alors, vous songez peut-être à faire votre tenue de livres vous-même. Si tel est le cas, voici quelques renseignements importants :
D’abord, dès que vous exploitez une entreprise, vous êtes obligé de tenir des registres avec pièces justificatives et vous devez dresser un inventaire. Au Québec, ces registres doivent être à jour et vous devez les conserver à la disposition des autorités pendant six ans. À tout moment, ils peuvent vous être réclamés pour vérification. Il vaut mieux, donc, vous assurer que vos registres soient le plus détaillés possible, car cela vous sauvera bien des maux de tête et beaucoup d’argent si vous tirez le numéro chanceux à la loterie des vérifications.
Ceci dit, au-delà de satisfaire aux obligations légales, la tenue de livres est un outil de gestion indispensable pour faire des prévisions et prendre des décisions éclairées, par exemple, vous pourrez comparer vos résultats actuels avec ceux de périodes passées et c’est grâce à cela que vous pourrez rajuster le tir.
Une bonne tenue de livres se doit d’être effectuée rigoureusement, au minimum une fois par mois. Elle comptabilise les revenus et les dépenses, ce qui permet de connaître en temps réel et en détail les performances de votre entreprise. Divisez vos entrées et sorties d’argent en catégories et vous saurez d’où vient -et où va- votre argent. Vous verrez alors si vos prix sont adéquats, si vous devriez diversifier votre clientèle ou votre gamme de produits. Vous aurez un regard alerte sur les postes de dépenses qui doivent baisser, ainsi que sur vos comptes impayés. Vous y verrez donc plus clair et serez payé dans les temps, car vous saurez quand vous devrez facturer pour minimiser vos risques. Il y a aussi un autre avantage à comptabiliser ainsi vos chiffres; vous aurez la chance de vous mesurer avec les ratios de votre profession.
Si vous comptez toujours vous charger de votre tenue de livres, voici d’autres petites astuces en rafale : gardez à l’esprit de bien distinguer votre compte personnel du compte professionnel et effectuez toujours la conciliation bancaire. Tâchez d’identifier à l’avance les dépenses à garder pour vos crédits d’impôt et veillez à ce que vos factures soient conformes. Veillez à classer vos documents, vous me remercierez plus tard… Enfin, n’oubliez pas de rester à l’affût des législations et de vos obligations.
Pour les autres, saviez-vous que contrairement aux idées reçues, faire affaire avec un service externe de comptabilité n’est pas une perte d’argent pour l’entreprise? En plus d’être une dépense à 100% pour votre entreprise, cela vous permet d’augmenter votre chiffre d’affaires en ne concentrant votre temps que sur votre activité et vous réalisez aussi des économies en évitant les dépenses d’achats de logiciels et de formations en comptabilité (et fiscalité)… Sans compter le fait que vous limitez le risque d’erreurs (le tri des documents, par exemple, qui sera le sujet d’un prochain article). En prime, vous vous achetez la tranquillité d’esprit en cas de vérification, mais, surtout, vous êtes certains d’éviter les pénalités et intérêts de retards, car vous ne raterez aucune échéance fiscale.
En conclusion, nous pouvons vous offrir un service personnalisé en tenue de livres. Sauvez votre temps et votre argent! ;)
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